Как арендовать конференц-зал в Киеве и на что обратить внимание

Советы по выбору площадки для проведения конференций, выставок, презентаций, корпоративов и шоу-программ. Главные критерии, на которые нужно ориентироваться при выборе конференц-зала

Конференц-залы сдают в почасовую и посуточную аренду для конференций, совещаний, презентаций и торжественных мероприятий. Площадки для бизнес-встреч и корпоративных событий предлагают БЦ и отели. Проводят мероприятия для компании, индустрии и на международном уровне. Найти свободный конференц-зал на ближайшую дату можно на сайте компании «Офисы Украины» https://office.com.ua/ru/conference.

Как выбрать конференц-зал

Место выбирают с учетом формата мероприятия и количества участников. Организаторы бронируют конференц-зал с учетом времени сбора гостей, кофе-брейков и возможности неформального общения по окончанию основной программы. При выборе места встречи учитывают:

вместимость;
акустику;
оборудование;
возможность видеосъемки;
транспортную доступность.

Стоимость аренды зависит от количества времени, площади и класса оснащения. Чтобы вложиться в отведенный бюджет, подбирайте помещение подходящей площади. Например, 50 м2 достаточно для 15-20 человек.

Заранее посетите конференц-зал — проверьте акустику на наличие эхо, посторонних шумов и качество слышимости на местах. Уточните, можно ли вести видеозапись с нескольких точек, чтобы получилась запись общего и крупного плана.

Поинтересуйтесь у арендодателя, какое оборудование предоставляют и на каких условиях. Сдают в аренду полностью укомплектованные площадки или просят отдельно плату за помещения, а отдельно за используемую аппаратуру.

Что забывают организаторы, которые арендуют конференц-зал на несколько дней

В этом случае во главу угла становится транспортная развязка и инфраструктура в шаговой доступности. Иногородним проще попасть на второй день мероприятия из ближайшей гостиницы. В Киеве можно арендовать конференц-зал в Печерском районе в Президент Отеле. Конференц-зал находится в отдельно стоящем здании, к которому добраться можно за считанные минуты. Здесь проводят крупные конференции, выставки, презентации и шоу-программы. Если рассматриваете другой зал для своего мероприятия, позаботьтесь о расселении и трансфере к месту события.

При ограниченном бюджете предоставьте гостям полную информацию о местонахождении и способах, как добраться к месту встречи. Никто не опоздает на выступление спикеров, зная о близлежащих остановках общественного транспорта. Обязательно укажите, сколько времени займет дорога, если идти пешком или ехать на машине.